Case
Iedere vastgoedbeheerder loopt er tegenaan. Na de afronding van het boekjaar dienen alle huurders een gespecificeerde afrekening te krijgen van hun servicekosten.
Dit is een omvangrijk project onder tijdsdruk, ieder jaar weer.
Onze oplossing
Wij hebben meerdere bots ontwikkeld die ondersteuning bieden in dit proces. Van het berekenen van de servicekosten afrekeningen tot het aanmaken van de facturen en deze mailen aan de huurders. Met duidelijke managementinformatie voor onze klant.
Proces
Om de servicekosten te kunnen berekenen, dienen allerlei gegevens te worden opgehaald:
- gegevens over wie wat wanneer huurde
- werkelijke servicekosten
- in rekening gebrachte voorschotten
Vervolgens wordt voor het hele project uitgerekend wat de servicekosten afrekening is. Sommige kosten worden doorberekend op basis van m2, andere op basis van huurperiode, of op basis van de maand in het jaar. Een complexe en foutgevoelige berekening.
Daarna dient voor iedere huurder:
- een specificatie te worden opgesteld
- een factuur of creditfactuur te worden aangemaakt
- deze beiden te worden geupload naar het huurdersportaal
- en te worden gemaild naar de juiste huurder.
Afhankelijk van jullie specifieke situatie voert de bot alles of een groot gedeelte van deze stappen uit.
