Met meer dan 2500 medewerkers is het runnen van alle administratieve taken is echter een flinke klus. Gelukkig vindt AB Vakwerk een oplossing die niet alleen de klanten sneller bedient, maar ook het werkplezier van de medewerkers vergroot.
Automatisering, het nieuwe zaaien: AB Vakwerk en Nexler slaan handen ineen
‘Dat er een groot tekort is aan vakmensen met specifieke vaardigheden, is ook bij AB Vakwerk duidelijk merkbaar’, vertelt Margriet. ‘Om aan de vraag van onze leden en klanten te kunnen voldoen, zijn we altijd op zoek naar talentvolle arbeidskrachten. We trekken beschikbare mensen aan met gewilde vacatures bij aantrekkelijke bedrijven. Daarnaast bieden we onze medewerkers de mogelijkheid om zich verder te ontwikkelen in onze eigen vakschool. Op deze manier streven we voortdurend naar een hoge kwaliteit van dienstverlening. Maar we kijken ook kritisch naar onze interne processen. Om te onderzoeken welke processen geautomatiseerd konden worden, namen we drie jaar geleden contact op met Nexler.’
“Met het automatiseren van de verwerking ZZP-dossiers, besparen we wel een dag per week.”
– Backoffice specialist HR Margriet Galema, AB Vakwerk
Van handmatig naar geautomatiseerd
‘De samenwerking met Nexler beviel meteen goed. Inmiddels hebben we samen al meerdere processen geautomatiseerd. Bijvoorbeeld het verwerken van facturen voor een grote klant, waarbij bonnummers en codes automatisch worden toegevoegd. Er loopt ook een robot die de salarissen aanpast van medewerkers die woonruimte huren. Maar het meest succesvolle geautomatiseerde proces binnen is de verwerking van ZZP-dossiers. Door de toenemende krapte op de arbeidsmarkt is het aantal ZZP’ers sterk gegroeid. Het bemiddelingsproces vereist een specifieke benadering binnen ons systeem. We hebben dit geprobeerd handmatig te optimaliseren, maar dat kostte nog steeds erg veel tijd. Nu dit proces door Nexler is geautomatiseerd, besparen we zeker een dag per week.’
Boerenslimheid met digitalisering
‘Vroeger werden gegevens van ZZP’ers, zoals het BTW-nummer en het KVK-nummer, handmatig ingevuld in een Word-document. Dit was niet alleen zeer arbeidsintensief, maar ook erg foutgevoelig. Om dit proces te automatiseren, heeft Heeft AB Vakwerk een digitaal formulier laten bouwen zodat de robot zijn werk goed kan doen. Dit stapsgewijze vragenformulier zorgt ervoor dat informatie correct wordt ingevoerd, doordat het de juiste vorm en lengte van de gegevens afdwingt. Zonder deze applicatie zou de robot minder goed werken en waren we alsnog veel tijd kwijt aan het corrigeren van fouten. Het automatiseren van de ZZP-dossiers bespaart ons niet alleen veel tijd, maar zorgt ook voor een snellere afhandeling. Hierdoor is de komst van de robot voor iedereen een enorme verbetering.’
Volledige controle over processen
Margriet benadrukt dat ze door de robot geen proces uit het oog verliest. ‘We hebben de volledige controle over onze processen. De robot stuurt bijvoorbeeld eerst een kopie van het formulier dat hij gaat verwerken. Hierdoor weten we wanneer hij begint. Als de robot na twee uur nog niet klaar is, ontvang ik een melding zodat ik kan kijken wat er misgaat. En als een collega belt met een spoedklus, kan ik de status van de robot eenvoudig inzien. Zo weet ik bijvoorbeeld dat als er een projectnummer is aangemaakt, hij bijna klaar is. Aan het einde krijg ik een seintje dat de verwerking is voltooid. Dit geeft ons veel controle en dat is heel fijn. Mocht het proces halverwege anders lopen, dan kan ik de robot altijd stoppen en handmatig ingrijpen.’
“Onlangs was er een directeur van een grote opleidingsorganisatie op bezoek. Hij keek met veel belangstelling naar onze robots en was meteen benieuwd naar de werking hiervan.”
– Backoffice specialist HR Margriet Galema, AB Vakwerk
Verhogen van werkplezier: de belangrijkste succesfactor
‘De robots nemen ons veel werk uit handen, wat een aanzienlijke besparing oplevert in termen van FTE’s. Bovendien kunnen we aan de voorkant sneller en efficiënter werken, wat leidt tot een hogere tevredenheid bij klanten en leden. Maar het belangrijkste is dat de medewerkers bevrijd zijn van saai werk, wat hun werkplezier vergroot. Het verhogen van het werkplezier van medewerkers is voor ons de belangrijkste succesfactor,’ aldus Margriet.
Robots als boost voor efficiëntie en werkplezier
‘Ik kijk nu anders naar processen en denk voortdurend na over wat we nog meer kunnen automatiseren’’, zegt Margriet. ‘We zijn enorm trots dat we samen met het team van Nexler de eerste robots binnen ons bedrijf hebben geïntroduceerd’. Nieuwe medewerkers zijn vaak positief verrast door de aanwezigheid van robots. En ook klanten reageren geïnteresseerd. Het feit dat we vooruitstrevend zijn, is ook vaak een goed verkoopargument. Onlangs was er een directeur van een grote opleidingsorganisatie op bezoek. Hij keek met veel belangstelling naar onze robots en was meteen benieuwd naar de werking hiervan. Zo dragen we niet alleen bij aan onze eigen efficiëntie, maar ook aan die van anderen.’